Política de tratamiento de datos personales

De conformidad con lo establecido por la legislación vigente en materia de Habeas Data, específicamente la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Zambon Colombia S.A. informa sus políticas de tratamiento de la información recolectada y los mecanismos adoptados para su protección.

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tengan datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 17 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

De conformidad con la ley 1273 de 2009 incurre en el delito de violación de datos personales quien "sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes".

Zambon Colombia S.A. está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus empleados, accionistas, clientes, proveedores, y terceros en general. Por eso adopta la siguiente políticas y procedimientos de tratamiento de Información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información siendo de obligatorio y estricto cumplimiento para Zambon Colombia S.A. en calidad de responsable, así como todos los terceros que obran en nombre de la misma o que sin actuar en nombre de Zambon Colombia S.A. tratan datos personales por disposición de ésta como encargados.

Tanto el responsable como los encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/ o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, deberán guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

Cualquier incumplimiento de las obligaciones y en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a Zambon Colombia S.A., identificado con Nit 860.045.758-8, con domicilio en la calle 124 No. 45-15 pisos 3 y 4 en la ciudad de Bogotá, pagina web www.zambon.co a través del correo habeasdata@zamboncolombia.com o a los números de teléfono 3905010, fuera de Bogotá al números 018000914898.

 

Definiciones

Para mayor claridad del contenido de este documento, a continuación, se presentan definiciones relevantes para la aplicación e interpretación de las disposiciones del presente Manual, las cuales están contempladas en los términos de la Ley 1581:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Manual Interno: Conjunto de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales de Zambon Colombia S.A.Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las Bases de Datos o el Tratamiento de los datos.

Titular de los datos: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

ESQUEMAS PARA EL MANEJO, TRATAMIENTO Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Zambon Colombia S.A. cuenta con infraestructura administrativa para asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.

Igualmente, Zambon Colomia S.A. cuenta con personal idóneo y herramientas tecnológicas idóneas con el fin de conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal a través de los canales de servicio a saber:

  1. Correo electrónico habeasdata@zamboncolombia.com.
  2. Llamadas a los de teléfono 3905010, fuera de Bogotá al números 018000914898, previa verificación de la información general del usuario que permita la verificación de su identidad.
  3. Oficinas / Sedes: Atención personalizada previa presentación del documento de identidad original.

Sólo se enviarán los datos personales a las siguientes personas:

  • Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
  • A las personas autorizadas por el titular del dato.
  • A las personas autorizadas por orden judicial o legal.

En este último caso, de conformidad con el pronunciamiento de la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:
En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la Ley 1581 de 2012 como Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el titular del dato.

Para el caso de los menores de edad se solicitará a su representante o acudiente la presentación del documento que acredite el parentesco o relación que lo vincule como representante legal del menor.

 

Derechos de los titulares y mecanismos para su ejercicio

Derechos de los Titulares.
Una de las obligaciones a cargo de ZAMBON COLOMBIA S.A. es proporcionar las herramientas y garantizar los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación y actualización, los cuales garantizan el poder de decisión y control que tienen los Titulares sobre la información que les concierne. A continuación, se describen los derechos de los titulares.

Derecho de Acceso: Los titulares de los datos personales tienen derecho a acceder a su información personal que esté en posesión de ZAMBON COLOMBIA S.A., a fin de conocer cuál es y el estado en que se encuentra, es decir, si es correcta y actualizada, o para conocer para qué fines se utiliza. Así mismo, a través del ejercicio del derecho de acceso, se pueden conocer las características generales del uso al que están sometidos los datos personales.

Derecho de Rectificación: Los titulares de los datos personales tienen derecho a rectificar su información personal, cuando ésta resulte ser incompleta o inexacta. De tal forma que pueden solicitar a ZAMBON COLOMBIA S.A. que los corrija cuando los mismos resulten ser incorrectos o desactualizados.

Derecho de Supresión: Los titulares de los datos personales pueden solicitar en cualquier momento, que sus datos sean eliminados, siempre y cuando la información no sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales derivadas de una relación jurídica.

Derecho de limitación de uso o divulgación de la información: Los titulares de los datos personales pueden limitar el uso o divulgación de sus datos personales, siempre y cuando la información no sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales derivadas de una relación jurídica.

Acreditación de Identidad del Titular

Los derechos establecidos anteriormente pueden ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes, su representante legal o su apoderado. Para ello, deberán acreditar dicha calidad mediante alguno de los siguientes documentos:

Titular de los datos personales Representante legal/Apoderado Causahabiente
  • Cedula de ciudadanía
  • Pasaporte
  • Cedula de Extranjería
  • Poder o documento donde conste la representación
  • Titulo jurídico donde conste la sucesión o sustitución

Para el ejercicio de los derechos de menores de edad, la solicitud deberá hacerse por medio de los padres, tutores o representantes legales.

 

PROCEDIMIENTO

La normatividad vigente establece dos mecanismos para que el Titular proceda con el ejercicio de sus derechos, a saber:

Consultas: El Titular de la información, o quién esté facultado para tal fin, podrá consular la información que de él repose en cualquier base de datos de la cual ZAMBON COLOMBIA S.A., actúe como Responsable o Encargado, y/o el uso que se le ha dado a la misma. El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la Política de Tratamiento de los Datos Personales que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, solo se podrán cobrar los gastos de envío, reproducción, y en su caso certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. ZAMBON COLOMBIA S.A. deberá demostrar, de ser necesario, el soporte de dichos gastos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

El Titular de la información, o quién esté facultado, deberá enviar una solicitud al correo electrónico habeasdata@zamboncolombia.com , el que deberá contener la siguiente información: (i) nombre y domicilio del titular (o de quién este facultado para tal fin) o cualquier otro medio para recibir respuesta a la solicitud; (ii) documentos que acrediten la identidad del Titular, o de quién esté facultado; y (iii) la descripción y propósito de la consulta.

ZAMBON COLOMBIA S.A. deberán dar respuesta a la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. Asimismo, deberá informar si la solicitud tiene algún costo. En caso de no poder responder la solicitud en el plazo anteriormente mencionado, ZAMBON COLOMBIA S.A. deberá informar al solicitante sobre las razones del retraso y deberá indicar un nuevo plazo para dar respuesta, el cual no podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.

Reclamos: El titular, o quien esté facultado para tal fin, puede presentar a través de un reclamo, quejas por el incumplimiento de la Política General de Tratamiento de Datos Personales y/o la ley aplicable, o puede solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos personales.

El Titular de la información, o quién esté facultado, deberá enviar el reclamo al correo: habeasdata@zamboncolombia.com, el cual deberá contener la siguiente información: (i) nombre y domicilio del titular (o de quién este facultado para tal fin) o cualquier otro medio para recibir respuesta a su solicitud; (ii) documentos que acrediten la identidad del Titular o de quién esté facultado; (iii) la descripción y propósito de la consulta; (iv) De ser el caso, otros documentos o elementos que se pretendan hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, ZAMBON COLOMBIA S.A. requerirán al solicitante que subsane la información en los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo. Si trascurridos dos meses desde la fecha del requerimiento el solicitante no cumplió con la subsanación indicada, se entenderá que desistió del reclamo.

Si el reclamo está completo, ZAMBON COLOMBIA S.A. deberán responder el reclamo en los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción del mismo. En caso de no poder responder el reclamo en el plazo anteriormente mencionado, ZAMBON COLOMBIA S.A. deberán informar al solicitante sobre las razones del retraso y deberá indicar un nuevo plazo para dar respuesta, el cual no podrá exceder ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término. En caso de proceder con la rectificación, supresión o actualización de la información, ZAMBON COLOMBIA S.A. comunicarán al Titular, dando por cerrado el asunto.

Ante los anteriores procedimientos, el Oficial de Privacidad deberá: confirmar que los reclamos y consultas cumplan los requisitos establecidos, hacer seguimiento a las respuestas correspondientes, preparar periódicamente un inventario con el record de las consultas y reclamos y realizar periódicamente reportes sobre las consultas y reclamos recibidos.

 

NEGATIVA AL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

ZAMBON COLOMBIA S.A. podrá negar el ejercicio de los mencionados derechos, cuando ocurran los siguientes supuestos:

  1. El Titular, o quién esté facultado, no se acredite debidamente.
  2. Trascurridos dos (2) meses para la subsanación del reclamo, el solicitante no aporte la información solicitada.
  3. No se encuentren los datos personales en las bases de datos de ZAMBON COLOMBIA S.A.
  4. La rectificación, cancelación, actualización u oposición ya se haya efectuado.
  5. Existan impedimentos legales o resoluciones de autoridades competentes que restrinjan el ejercicio de los derechos.

En caso de negar una solicitud, reclamo o consulta, ZAMBON COLOMBIA S.A. deberá justificar su negativa o decisión, adjuntando, en su caso, las pruebas que resulten pertinentes.

 

CÁMARAS DE SEGURIDAD

Zambon Colombia S.A. utiliza medios de video vigilancia instalados interno y externo de sus instalaciones u oficinas.
Zambon Colombia S.A. informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.

Las imágenes sólo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explícitas, que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras.

En cualquier caso el uso de sistemas de video vigilancia será respetuoso protegiendo el derecho a la intimidad personal.
Las imágenes serán conservadas por el tiempo necesario de acuerdo a la finalidad para la que se recolectan.

 

Deberes como responsable y/o encargado del tratamiento

Siempre que ZAMBON COLOMBIA S.A. adelante operaciones que impliquen el tratamiento de datos personales en calidad de responsable, deberá:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  2. Solicitar la Autorización al Titular y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten con ocasión de su Autorización.
  4. Entregar copia de la Autorización cuando el Titular o quien esté autorizado, la solicite.
  5. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  6. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  7. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, las novedades respecto de los Datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  8. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  9. Suministrar al Encargado del Tratamiento, únicamente Datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  10. Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  11. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  14. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Siempre que ZAMBON COLOMBIAL S.A. adelante operaciones que impliquen el tratamiento de datos personales en calidad de encargado, deberá:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro
    de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
  6. Contar, con un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley de Protección de Datos y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  7. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  8. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran en Zambon Colombia S.A. las calidades de responsable del tratamiento y encargado, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

 

Sobre el tratamiento de datos personales

A continuación, se presentan las reglas principales para el tratamiento de datos personales, que incluye la autorización, recolección, uso, circulación, transferencias, transmisiones, almacenamiento y supresión de la información.

 

AUTORIZACIÓN

Como regla general, todo tratamiento de datos personales debe contar con la autorización previa, expresa, informada y debidamente otorgada por el Titular de los datos personales. En cualquier actividad que pretenda ser adelantada por ZAMBON COLOMBIA S.A., se deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones:

  1. La autorización deberá ser solicitada en los siguientes casos: (i) en toda situación que involucre el tratamiento de datos personales se requerirá la autorización previa y expresa del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior; (ii) cuando sea necesario proceder con la transferencia internacional de datos personales y el país receptor no proporcione el nivel adecuado de protección de datos. En ese caso el titular debe haber otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia; (iii) cuando sea necesario proceder con la transmisión de datos personales, y la misma no corresponda al contrato establecido en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013; (iv) cuando haya candidatos en proceso de reclutamiento y selección; y (v) cuando se suscriba un contrato laboral o de prestación de servicios.
  2. Cuando proceda, la autorización deberá ser solicitada al titular a más tardar al momento de la recolección de sus datos personales. Los mecanismos para obtener la autorización pueden consistir en medios técnicos, escritos, orales y conductas inequívocas del Titular que permitan concluir, de forma razonable, que se otorgó la autorización. ZAMBON COLOMBIA S.A. deberá conservar prueba de todas las autorizaciones obtenidas y deberá garantizar su consulta posterior.
  3. Al momento de solicitar la autorización, deberá informarse al Titular la siguiente información: (i) los datos personales que estarán sujetos al tratamiento; (ii) el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; (iii) los derechos que le asisten como titular; (iv) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del tratamiento; y (v) el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
  4. Al momento de solicitar una autorización para el tratamiento de datos sensibles, deberán observarse las siguientes reglas: (i) informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento;(ii) informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.
  5. Con relación a los datos personales de niños, niñas y adolescentes, solo está permitido el tratamiento de sus datos siempre y cuando: (i) se respeten los intereses superiores y derechos fundamentales de los menores; y (ii) el representante legal del menor otorgue autorización previo ejercicio del menor a su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Existen excepciones legales a la obtención de la autorización, las cuales tendrán que ser evaluadas por el Oficial de Privacidad al momento de determinar (i) la naturaleza de los datos personales que serán objeto de tratamiento, así como (ii) la necesidad de poner en marcha o no, el procedimiento de obtención de la autorización.

RECOLECCIÓN

Las siguientes recomendaciones deben ser observadas cuando se recolecten datos personales:

  1. Informar claramente, en la autorización, aviso o cláusula contractual, la finalidad de la recolección, así como los derechos del titular.
  2. Conocer que información personal está siendo recolectada, cómo y para qué.
  3. Recolectar sólo la información que sea necesaria para realizar el propósito de la operación. Entre más información innecesaria se recolecte, mayor es la responsabilidad de almacenamiento por parte de la empresa y riesgo adquirido por actuar como Responsable de la misma.
  4. Considerar la necesidad y procedimientos de recolección de datos sensibles.
  5. Sustentar la necesidad de recolección de la información sensible, así como contar con las autorizaciones necesarias para tal fin.

USO, ALMACENAMIENTO Y CIRCULACIÓN

Las siguientes recomendaciones deben ser observadas cuando se utilicen y circulen datos personales:

  1. Informar claramente, en la autorización, aviso o cláusula, las finalidades y el uso de los datos personales que serán objeto de tratamiento.
  2. Actualizar los datos personales e informar dichos cambios a los Encargados del Tratamiento.
  3. Adoptar las medidas necesarias para mantener la información actualizada y en condiciones adecuadas de seguridad.
  4. Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar a los Encargados.
  5. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad que comprometan la información almacenada.
  6. Inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.

TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES

Cuando los datos personales deban ser compartidos con Responsables o encargados del Tratamiento, deben observarse las siguientes recomendaciones:

  1. Las autorizaciones, avisos o cláusulas contractuales deben autorizar explícitamente las transferencias y transmisiones nacionales e internacionales de datos personales.
  2. Definir, de manera clara y explícita, que información será manejada por los terceros y las condiciones para el tratamiento.
  3. Definir, de manera clara y explícita, las medidas técnicas, tecnológicas, administrativas y legales para proteger la información, incluyendo las suficientes cláusulas de confidencialidad y auditoría.
  4. En transmisiones internacionales de datos, suscribir contratos con los Encargados que cumplan los parámetros establecidos en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

SUPRESIÓN

Con relación a la supresión de datos personales, se recomienda lo siguiente:

  1. Definir e implementar políticas para la retención y disposición de la información.
  2. Suprimir o convertir en anónima toda la información que ya no sea necesaria.
  3. Atender las solicitudes de supresión de datos en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.

 

Seguridad de la información

Con el objetivo de proteger adecuadamente la información que reposa en las bases de datos de la compañía, ZAMBON COLOMBIA S.A. observa medidas de seguridad diseñadas directamente por su casa matriz en Italia (ZAMBON SPA) y documentos locales los cuales se relacionan a continuación.

  • Política de privacidad
  • Política de Seguridad Informática

Con relación a la supresión de datos personales, se recomienda lo siguiente:

  1. Definir e implementar políticas para la retención y disposición de la información.
  2. Suprimir o convertir en anónima toda la información que ya no sea necesaria.
  3. Atender las solicitudes de supresión de datos en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.

 

Sanciones

Cualquier violación será sancionada en conjunto con el área de Recursos Humanos, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno, incluyendo penas que van desde la amonestación hasta la rescisión de contrato, dependiendo del tipo de violación, intención de la acción, exposición de riesgo ocasionado a la organización y violaciones previas a esta u otras políticas.

Si la falta implica además, la violación a disposiciones legales vigentes, ZAMBON COLOMBIA S.A. podrá denunciarlo ante autoridades civiles o penales a efecto de que se apliquen las sanciones correspondientes.

 

VIGENCIA

Esta política estará en vigencia a partir de mayo 12 de 2017